Każda instytucja publiczna i wiele przedsiębiorstw musi działać w oparciu o konkretne ramy prawne. Jednak same przepisy ogólnokrajowe to nie wszystko. Kluczem do sprawnego funkcjonowania biura są dobrze skonstruowane normatywy wewnętrzne. W Kom-Pro pomagamy przekuć zawiłe prawo w jasne i funkcjonalne instrukcje.

Czym są normatywy i dlaczego są tak ważne?

Normatywy kancelaryjno-archiwalne to zestaw dokumentów, które określają zasady „życia” dokumentacji w Twojej jednostce – od momentu jej wpłynięcia do sekretariatu, przez obieg merytoryczny, aż po wieczyste przechowywanie lub brakowanie.

W skład podstawowego pakietu wchodzą:

1. Instrukcja Kancelaryjna – określa zasady rejestrowania, znakowania i obiegu pism.

2. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) – kluczowy dokument klasyfikujący dokumentację i przypisujący jej kategorie archiwalne (okresy przechowywania).

3. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (lub składnicy akt) – reguluje zasady przejmowania i zarządzania dokumentami w archiwum.

Dlaczego warto zlecić opracowanie normatywów Kom-Pro?

Dostosowanie normatywów to proces wymagający nie tylko wiedzy prawniczej, ale i praktycznego doświadczenia w pracy z systemami EZD oraz archiwistyką. Wybierając nasze wsparcie, zyskujesz:

• Zgodność z przepisami: Gwarantujemy, że przygotowane dokumenty są w pełni zgodne z aktualnymi rozporządzeniami Prezesa Rady Ministrów oraz wytycznymi Archiwów Państwowych.

• Indywidualne podejście: Nie stosujemy gotowców. Analizujemy strukturę organizacyjną Twojej jednostki i specyfikę realizowanych zadań, aby JRWA był narzędziem ułatwiającym, a nie utrudniającym pracę.

• Wsparcie w procesie zatwierdzania: Pomagamy przejść przez proces uzgadniania normatywów z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

• Synergia z oprogramowaniem: Jako producent systemów RESAK i ArchSys, projektujemy instrukcje tak, aby były w pełni kompatybilne z nowoczesnymi narzędziami informatycznymi.

Korzyści z wdrożenia profesjonalnych normatywów

Dobre instrukcje to realne oszczędności i bezpieczeństwo:

• Koniec z wątpliwościami: Pracownicy dokładnie wiedzą, jak opisać sprawę i gdzie ją odłożyć.

• Łatwiejsza archiwizacja: Jasne kategorie archiwalne pozwalają na terminowe i bezproblemowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

• Odpowiedzialność: Precyzyjne określenie ról w obiegu dokumentów minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych pism.

Zrób pierwszy krok ku uporządkowanej administracji

Niezależnie od tego, czy tworzysz nową jednostkę, czy Twoje obecne normatywy wymagają pilnej aktualizacji (np. ze względu na zmiany w prawie lub wprowadzenie e-Doręczeń) – eksperci Kom-Pro są do Twojej dyspozycji.

W razie pytań, zapraszamy do kontaktu!

Zespół Kom-Pro