ArchSys – program do archiwum zakładowego: od spisu do sprawozdania

ArchSys to program do prowadzenia archiwum zakładowego. Prowadzi przez całą pracę z dokumentacją: od przyjęcia spisu zdawczo-odbiorczego, przez wyszukiwanie, zamawianie i udostępnianie teczek, aż po brakowanie i sprawozdania. Działa w przeglądarce internetowej, więc nie trzeba go instalować na komputerach użytkowników, a pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami sprawdzą zasób i status teczki na swoim stanowisku. Korzystają z niego m.in. Sąd Najwyższy i sądy rejonowe.

Jak ArchSys prowadzi przez pracę archiwum

Menu po lewej stronie programu to skróty do najczęstszych zadań: Szukaj/Zamów, Spisy, Zamówione, Historia, Wydaj, Zwrot, Rejestr brakowania, Analizy i Raporty. Przejdźmy przez nie po kolei.

1. Spisy zdawczo-odbiorcze

Wszystko zaczyna się od spisu. ArchSys pokazuje wykaz spisów z wytwórcą akt (np. wydziałem sądu), datą przyjęcia, liczbą pozycji i teczek, kategorią i statusem. Spis można zaimportować z pliku XML lub CSV, a gotowy wyeksportować. Na poziomie spisu program pozwala m.in. nadać numer, połączyć spisy, wskazać miejsce przechowywania, nadać komisję, nadać pozycjom kategorie archiwalne oraz zaakceptować spis aż do statusu „spis gotowy”.

2. Szukanie i zamawianie teczek

Teczkę znajdą Państwo po znaku, tytule lub nazwisku, numerze spisu, pozycji na spisie, regale i półce, a także po kodzie kreskowym (numerze identyfikacyjnym pozycji, np. z naklejki). Teczkę zarezerwują Państwo przyciskiem „Rezerwuj”, a w wynikach od razu widać, czy jest wypożyczona. Zakres dostępnych informacji zależy od uprawnień użytkownika.

3. Udostępnianie i zwroty

Złożone zamówienia znajdą Państwo w widoku Zamówione, a wydanie i zwrot teczki rejestrują moduły Wydaj i Zwrot. Historia to rejestr wypożyczeń akt z archiwum oraz ich zwrotów. Status „Gotowe” oznacza teczkę przygotowaną do odbioru, „Odebrane” pobraną przez pracownika, a dopiero data zwrotu potwierdza powrót akt.

4. Brakowanie i przekazanie do Archiwum Państwowego

Brakowanie lub przekazanie można sprawdzić już na poziomie spisu (selekcja), a przebieg procesu prowadzi Rejestr brakowania. W rejestrze wyszukuje się m.in. po protokole, miejscu, osobie nadzorującej, kodzie kreskowym lub uwagach. Zestawienie „Brakowanie / przekazanie wg daty” znajdą Państwo w Analizach.

5. Analizy i sprawozdania

W module Analizy czeka 26 gotowych zestawień, m.in. stan magazynu według pozycji, wpływ dokumentacji, stan zasobu według daty przyjęcia, brakowanie i przekazanie według daty oraz udostępnienia i zwroty według daty. Kafelek Raporty prowadzi do statystyk z ewidencji.

Dodatkowe możliwości

• Kody kreskowe. Pozycje i spisy można wyszukiwać po kodzie kreskowym, np. z naklejki na teczce.
• Załączniki. Do spisów można dodawać załączniki, w tym skany, porządkować je w folderach i wyszukiwać po numerze spisu.
• Import i eksport. Pliki XML i CSV (także w rozszerzonym formacie CSV) do przenoszenia spisów.
• Uprawnienia. Zakres informacji i operacji zależy od roli użytkownika, np. archiwisty lub administratora archiwum.
• Wydruki. Zestawienia można drukować z widoków spisów i historii.

Co mówią użytkownicy

„Przez cały okres eksploatacji firma Kom-Pro Usługi Informatyczne zapewnia wsparcie informatyczne użytkowników oraz nadzór autorski nad aplikacją. Swoje zadania realizuje z należytą starannością i kompetencją.”

List referencyjny, Sąd Najwyższy w Warszawie

„W ramach współpracy możemy liczyć na pomoc techniczną oraz konsultacje telefoniczne. Program Archsys działa niezawodnie i jest przyjazny w obsłudze.”

List referencyjny, Sąd Rejonowy w Strzelcach Opolskich

Wdrożenie i opieka

ArchSys wdrażamy, szkolimy użytkowników i wspieramy na co dzień. Nadzór autorski nad aplikacją, czyli opieka serwisowa, odbywa się w ramach zawartej umowy.

Pytania, które słyszymy najczęściej