ArchSys

ArchSyS System ArchSyS to kompleksowe narzędzie wspomagające pracę Archiwum Zakładowego. Duże doświadczenie oraz zastosowanie najnowszych rozwiązań technicznych pozwoliło na sporządzenie aplikacji bezpiecznej a zarazem łatwej w obsłudze również przez przeglądarkę www.

System elektroniczny dla archiwum zakładowego ArchSyS umożliwia:

  • Automatyzację ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej oraz poddanej selekcji
  • Prowadzenie bardziej szczegółowej formy ewidencji i informacji archiwalnej – pozwalającej na zwiększenie efektywności poszukiwań danych (w przypadku dokumentacji aktowej nie oznacza to rezygnacji z obligatoryjnych w archiwach zakładowych spisów zdawczo-odbiorczych, lecz poszerzenie głębi informacyjnej obowiązującej ewidencji poprzez wprowadzenie opisu zawartości treściowej dokumentów)
  •  Sieciowy dostęp do informacji zawartych w bazie danych, a tym samym uzyskanie przez pracowników komórek organizacyjnych bezpośrednio na stanowisku pracy rzetelnej informacji o zawartości zasobu i miejscu przechowywania potrzebnej dokumentacji
  •  Możliwość pełnej kontroli nad przekazywanymi materiałami archiwalnymi
  •  Łatwe i szybkie przeszukiwanie zgromadzonej dokumentacji
  •  Możliwość szukania dokumentacji z różnych poziomów archiwum
  •  Możliwość sortowania materiałów archiwalnych wg typów symboli dokumentacji
  •  Uproszczenie czynności związanych z prawidłowym opisem teczek, przygotowaniem spisu zdawczo odbiorczego
  •  Automatyzację sprawozdawczości archiwum w zakresie ilości i rodzaju dokumentacji gromadzonej, udostępnionej i poddanej selekcji w dowolnym przedziale czasu
  •  Prowadzenie opisu archiwum i jego zasobu, a tym samym poprawę przepływu informacji między Archiwum Państwowym a Zakładowym na temat zasobu i organizacji tego ostatniego
  •  Nadzór autorski nad Aplikacją – opieka serwisowa w ramach zawartej umowy

Funkcjonalność systemu ArchSyS:

W zależności od rodzaju zasobu poszczególne moduły umożliwiają realizację zadań w zakresie:

  • Prowadzenia ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej i brakowanej
  •  Zakładania kartotek (inwentarzy): jednostek archiwalnych i niearchiwalnych
  •  Przechowywanie dokumentów w dowolnych formach; teksty pisane przez pracowników, elektroniczną korespondencję i skanowane obrazy dokumentów papierowych oraz dokumenty stworzone w każdej aplikacji (np. MS Office)
  •  Szybki dostęp do wszystkich dokumentów, w ramach uprawnień przydzielonych każdemu użytkownikowi
  •  Przeszukiwanie bazy dokumentów wg żądanych kryteriów
  •  Zarządzanie stanami i wersjami dokumentów
  •  Zakładania słowników: użytkowników archiwum, komórek organizacyjnych, kategorii archiwalnych, słów kluczowych do opisu zawartości treściowej akt i innej
  •  Wyszukiwania danych według różnych kluczy wyszukiwawczych, np. tytułu teczki, znaku akt, sygnatury archiwalnej, opisu, przedziału czasowego wytworzenia akt i in.
  •  Monitoring teczek udostępnionych
  •  Generowania następujących wydruków:
  •  wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, rejestru umów
  •  spisu zdawczo-odbiorczego, kartoteki projektów, księgi inwentarzowej
  •  wykazu dokumentacji przeznaczonej do brakowania lub przekazania do AP w danym roku
  •  historii udostępniania zasobu (również indywidualnie dla każdego użytkownika archiwum)
  • karty udostępniania i karty zastępczej do akt
  •  zakładania rzeczowego wykazu akt oraz jego wykorzystania do poprawnego sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych
  •  Sporządzania sprawozdań statystycznych z działalności archiwum w danym roku w zakresie:
  •  liczby i rodzaju dokumentacji przejętej do archiwum w podziale na komórki organizacyjne
  •  liczby dokumentacji udostępnionej w podziale jak wyżej
  •  liczby dokumentacji wybrakowanej i przekazanej do AP w podziale jak wyżej
  •  aktualnego stanu zasobu w podziale jak wyżej

WAŻNE:

Dodatkowe atrybuty ArchSyS:

  • Daje możliwość załączania dokumentów w formie elektronicznej (pliki typu: doc, pdf, xls, jpg itp.) do teczek gromadzonych w Archiwum ArchSyS. Efektem takiego działania jest możliwość szybkiego podglądu zawartości wybranej teczki bez konieczności fizycznego jej wypożyczenia
  •  ArchSyS, dodatkowy MODUŁ SCAN umożliwiający bezpośrednie skanowanie dokumentów oraz załączanie ich w formie elektronicznej (pliki typu: doc, pdf, xls, jpg itp.) do teczek gromadzonych w systemie archiwum. Moduł współpracuje z dowolnym urządzeniem skanującym podłączonym do komputera
  •  ArchSyS, dodatkowy MODUŁ KODY KRESKOWE umożliwiający identyfikację teczek i spisów wg kodów kreskowych. Zastosowanie takiego rozwiązania w sposób bezpośredni wpływa na szybkość zarządzania dużymi zasobami teczek w archiwach zakładowych. Głównym założeniem, jaki przyświecał wprowadzeniu nowego modułu, było indywidualne przyporządkowanie kodu kreskowego dla każdej zaewidencjonowanej w bazie danych teczki. Sposób nadawania kodów kreskowych zależy od zdefiniowanego przez użytkownika wzorca kodów. Wzorce kodów dają gwarancję wdrożenia przyjętego w danej jednostce schematu opisywania wg symbolów ewidencjonowanych teczek

Udostępnij

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email