System elektroniczny dla archiwum zakładowego ArchSyS umożliwia:
- Automatyzację ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej oraz poddanej selekcji
- Prowadzenie bardziej szczegółowej formy ewidencji i informacji archiwalnej – pozwalającej na zwiększenie efektywności poszukiwań danych (w przypadku dokumentacji aktowej nie oznacza to rezygnacji z obligatoryjnych w archiwach zakładowych spisów zdawczo-odbiorczych, lecz poszerzenie głębi informacyjnej obowiązującej ewidencji poprzez wprowadzenie opisu zawartości treściowej dokumentów)
- Sieciowy dostęp do informacji zawartych w bazie danych, a tym samym uzyskanie przez pracowników komórek organizacyjnych bezpośrednio na stanowisku pracy rzetelnej informacji o zawartości zasobu i miejscu przechowywania potrzebnej dokumentacji
- Możliwość pełnej kontroli nad przekazywanymi materiałami archiwalnymi
- Łatwe i szybkie przeszukiwanie zgromadzonej dokumentacji
- Możliwość szukania dokumentacji z różnych poziomów archiwum
- Możliwość sortowania materiałów archiwalnych wg typów symboli dokumentacji
- Uproszczenie czynności związanych z prawidłowym opisem teczek, przygotowaniem spisu zdawczo odbiorczego
- Automatyzację sprawozdawczości archiwum w zakresie ilości i rodzaju dokumentacji gromadzonej, udostępnionej i poddanej selekcji w dowolnym przedziale czasu
- Prowadzenie opisu archiwum i jego zasobu, a tym samym poprawę przepływu informacji między Archiwum Państwowym a Zakładowym na temat zasobu i organizacji tego ostatniego
- Nadzór autorski nad Aplikacją – opieka serwisowa w ramach zawartej umowy
Funkcjonalność systemu ArchSyS:
W zależności od rodzaju zasobu poszczególne moduły umożliwiają realizację zadań w zakresie:
- Prowadzenia ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej i brakowanej
- Zakładania kartotek (inwentarzy): jednostek archiwalnych i niearchiwalnych
- Przechowywanie dokumentów w dowolnych formach; teksty pisane przez pracowników, elektroniczną korespondencję i skanowane obrazy dokumentów papierowych oraz dokumenty stworzone w każdej aplikacji (np. MS Office)
- Szybki dostęp do wszystkich dokumentów, w ramach uprawnień przydzielonych każdemu użytkownikowi
- Przeszukiwanie bazy dokumentów wg żądanych kryteriów
- Zarządzanie stanami i wersjami dokumentów
- Zakładania słowników: użytkowników archiwum, komórek organizacyjnych, kategorii archiwalnych, słów kluczowych do opisu zawartości treściowej akt i innej
- Wyszukiwania danych według różnych kluczy wyszukiwawczych, np. tytułu teczki, znaku akt, sygnatury archiwalnej, opisu, przedziału czasowego wytworzenia akt i in.
- Monitoring teczek udostępnionych
- Generowania następujących wydruków:
- wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, rejestru umów
- spisu zdawczo-odbiorczego, kartoteki projektów, księgi inwentarzowej
- wykazu dokumentacji przeznaczonej do brakowania lub przekazania do AP w danym roku
- historii udostępniania zasobu (również indywidualnie dla każdego użytkownika archiwum)
- karty udostępniania i karty zastępczej do akt
- zakładania rzeczowego wykazu akt oraz jego wykorzystania do poprawnego sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych
- Sporządzania sprawozdań statystycznych z działalności archiwum w danym roku w zakresie:
- liczby i rodzaju dokumentacji przejętej do archiwum w podziale na komórki organizacyjne
- liczby dokumentacji udostępnionej w podziale jak wyżej
- liczby dokumentacji wybrakowanej i przekazanej do AP w podziale jak wyżej
- aktualnego stanu zasobu w podziale jak wyżej
WAŻNE:
Dodatkowe atrybuty ArchSyS:
- Daje możliwość załączania dokumentów w formie elektronicznej (pliki typu: doc, pdf, xls, jpg itp.) do teczek gromadzonych w Archiwum ArchSyS. Efektem takiego działania jest możliwość szybkiego podglądu zawartości wybranej teczki bez konieczności fizycznego jej wypożyczenia
- ArchSyS, dodatkowy MODUŁ SCAN umożliwiający bezpośrednie skanowanie dokumentów oraz załączanie ich w formie elektronicznej (pliki typu: doc, pdf, xls, jpg itp.) do teczek gromadzonych w systemie archiwum. Moduł współpracuje z dowolnym urządzeniem skanującym podłączonym do komputera
- ArchSyS, dodatkowy MODUŁ KODY KRESKOWE umożliwiający identyfikację teczek i spisów wg kodów kreskowych. Zastosowanie takiego rozwiązania w sposób bezpośredni wpływa na szybkość zarządzania dużymi zasobami teczek w archiwach zakładowych. Głównym założeniem, jaki przyświecał wprowadzeniu nowego modułu, było indywidualne przyporządkowanie kodu kreskowego dla każdej zaewidencjonowanej w bazie danych teczki. Sposób nadawania kodów kreskowych zależy od zdefiniowanego przez użytkownika wzorca kodów. Wzorce kodów dają gwarancję wdrożenia przyjętego w danej jednostce schematu opisywania wg symbolów ewidencjonowanych teczek
