Zalety systemu
System informatyczny dla Archiwum Centralnego ARCHSYS umożliwia:
- współpracę z filiami w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji,
- nadzór nad selekcją zasobu z poziomu Archiwum Centralnego,
- realizacja zdalnych zamówień,
- skanowanie zasobu,
- księga nabytków,
- księga ubytków,
- spis zespołów,
- zarzadzanie magazynem Archiwum Centralnego,
- kody kreskowe dla Archiwum Centralnego,
- kody kreskowe dla Zasobu Filii,
- moduł ekspedycji, automatyzację ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej oraz poddanej selekcji,
- wprowadzenie bardziej szczegółowej formy ewidencji i informacji archiwalnej – pozwalającej na zwiększenie efektywności poszukiwań danych ( w przypadku dokumentacji aktowej nie oznacza to rezygnacji z obligatoryjnych w archiwach zakładowych spisów zdawczo-odbiorczych, lecz poszerzenie głębi informacyjnej obowiązującej ewidencji poprzez wprowadzenie opisu zawartości treściowej akt ),
- uzyskanie przez pracowników komórek organizacyjnych bezpośrednio na stanowisku pracy rzetelnej informacji o zawartości zasobu i miejscu przechowywania potrzebnej dokumentacji,
- uproszczenie czynności związanych z prawidłowym opisem teczek, przygotowaniem spisu zdawczo odbiorczego,
- automatyzację sprawozdawczości archiwum w zakresie ilości i rodzaju dokumentacji,
- gromadzonej , udostępnionej i poddanej selekcji w dowolnym przedziale czasu,
- prowadzenie opisu archiwum i jego zasobu , a tym samym poprawę przepływu informacji,
- między archiwum państwowym a zakładowym na temat zasobu i organizacji tego ostatniego.
Funkcjonalność systemu
W zależności od rodzaju zasobu poszczególne moduły umożliwiają realizację zadań w zakresie:
- organizacja archiwum centralnego (np. zarządzanie topografią)
- zarządzania zasobem filii,
- realizacji zdalnych zamówień,
- prowadzenia ksiąg nabytków,
- prowadzenia ksiąg ubytków,
- prowadzenia ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej i brakowanej,
- zakładania kartotek (inwentarzy): jednostek archiwalnych i niearchiwalnych,
- zakładania słowników: użytkowników archiwum, komórek organizacyjnych, kategorii archiwalnych, słów kluczowych do opisu zawartości treściowej akt i innej,
- wyszukiwania danych według różnych kluczy wyszukiwawczych, np. tytułu teczki, znaku akt, sygnatury archiwalnej, opisu, przedziału czasowego wytworzenia akt i in.,
- generowania następujących wydruków:
- Ø wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, rejestru umów,
- Ø spisu zdawczo-odbiorczego, kartoteki projektów, księgi inwentarzowej,
- Ø wykazu dokumentacji przeznaczonej do brakowania lub przekazania do AP w danym roku,
- Ø historii udostępniania zasobu (równieżindywidualnie dla każdego użytkownika archiwum),
- Ø karty udostępniania i karty zastępczej do akt,
- Ø zakładania rzeczowego wykazu akt oraz jego wykorzystania do poprawnego sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych,
- sporządzania sprawozdań statystycznych z działalności archiwum w danym roku w zakresie:
- Ø liczby i rodzaju dokumentacji przejętej do archiwum w podziale na komórki organizacyjne,
- Ø liczby dokumentacji udostępnionej w podziale jak wyżej,
- Ø liczby dokumentacji wybrakowanej i przekazanej do AP w podziale jak wyżej,
- Ø aktualnego stanu zasobu w podziale jak wyżej.
