ArchSysCAZ

ArchSysCAZ System ArchSysCaz – to kompleksowe narzędzie wspomagające pracę Centralnego Archiwum Zakładowego. Duże doświadczenie oraz zastosowanie najnowszych rozwiązań technicznych pozwoliło na sporządzenie aplikacji bezpiecznej a zarazem łatwej w obsłudze. Głównym celem aplikacji jest współpraca Centralnego Archiwum Zakładowego z filiami/oddziałami przez przeglądarkę www.

Zalety systemu

System informatyczny dla Archiwum Centralnego ARCHSYS umożliwia:

  • współpracę z filiami w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji,
  • nadzór nad selekcją zasobu z poziomu Archiwum Centralnego,
  • realizacja zdalnych zamówień,
  • skanowanie zasobu,
  • księga nabytków,
  • księga ubytków,
  • spis zespołów,
  • zarzadzanie magazynem Archiwum Centralnego,
  • kody kreskowe dla Archiwum Centralnego,
  • kody kreskowe dla Zasobu Filii,
  • moduł ekspedycji,    automatyzację ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej oraz poddanej selekcji,
  • wprowadzenie bardziej szczegółowej formy ewidencji i informacji archiwalnej – pozwalającej na zwiększenie efektywności poszukiwań danych ( w przypadku dokumentacji aktowej nie oznacza to rezygnacji z obligatoryjnych w archiwach zakładowych spisów zdawczo-odbiorczych, lecz poszerzenie głębi informacyjnej obowiązującej ewidencji poprzez wprowadzenie opisu zawartości treściowej akt ),
  • uzyskanie przez pracowników komórek organizacyjnych bezpośrednio na stanowisku pracy rzetelnej informacji o zawartości zasobu i miejscu przechowywania potrzebnej dokumentacji,
  • uproszczenie czynności związanych z prawidłowym opisem teczek, przygotowaniem spisu zdawczo odbiorczego,
  • automatyzację sprawozdawczości archiwum w zakresie ilości i rodzaju dokumentacji,
  • gromadzonej , udostępnionej i poddanej selekcji w dowolnym przedziale czasu,
  • prowadzenie opisu archiwum i jego zasobu , a tym samym poprawę przepływu informacji,
  • między archiwum państwowym a zakładowym na temat zasobu i organizacji tego ostatniego.

 

Funkcjonalność systemu

 

W zależności od rodzaju zasobu poszczególne moduły umożliwiają realizację zadań w zakresie:

  • organizacja archiwum centralnego (np. zarządzanie topografią)
  • zarządzania zasobem filii,
  • realizacji zdalnych zamówień,
  • prowadzenia ksiąg nabytków,
  • prowadzenia ksiąg ubytków,
  • prowadzenia ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej i brakowanej,
  • zakładania kartotek (inwentarzy): jednostek archiwalnych i niearchiwalnych,
  • zakładania słowników: użytkowników archiwum, komórek organizacyjnych, kategorii archiwalnych, słów kluczowych do opisu zawartości treściowej akt i innej,
  • wyszukiwania danych według różnych kluczy wyszukiwawczych, np. tytułu teczki, znaku akt, sygnatury archiwalnej, opisu, przedziału czasowego wytworzenia akt i in.,
  • generowania następujących wydruków:
  • Ø wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, rejestru umów,
  • Ø spisu zdawczo-odbiorczego, kartoteki projektów, księgi inwentarzowej,
  • Ø wykazu dokumentacji przeznaczonej do brakowania lub przekazania do AP w danym roku,
  • Ø historii udostępniania zasobu (równieżindywidualnie dla każdego użytkownika archiwum),
  • Ø karty udostępniania i karty zastępczej do akt,
  • Ø zakładania rzeczowego wykazu akt oraz jego wykorzystania do poprawnego sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych,
  • sporządzania sprawozdań statystycznych z działalności archiwum w danym roku w zakresie:
  • Ø liczby i rodzaju dokumentacji przejętej do archiwum w podziale na komórki organizacyjne,
  • Ø liczby dokumentacji udostępnionej w podziale jak wyżej,
  • Ø liczby dokumentacji wybrakowanej i przekazanej do AP w podziale jak wyżej,
  • Ø aktualnego stanu zasobu w podziale jak wyżej.

Udostępnij

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email