BOK 360° — system obsługi klienta dla zarządców nieruchomości

Klient dzwoni, a Ty szukasz jego teczki w segregatorze? Sprawdź, jak system BOK 360° daje pracownikom biura obsługi natychmiastowy dostęp do pełnej dokumentacji klienta — w biurze i zdalnie.

BOK 360° — system obsługi klienta dla zarządców nieruchomości i spółdzielni

Klient dzwoni z pytaniem o swoją umowę najmu. Pracownik biura obsługi szuka teczki w archiwum, przegląda segregatory, w końcu mówi: „oddzwonimy”. Klient czeka. Pracownik traci czas. Kolejka przy okienku rośnie.

Znasz to z autopsji? BOK 360° to system obsługi klienta dla zarządców nieruchomości, który powstał właśnie po to, żeby ta scena przestała się powtarzać.

Czym jest BOK 360° — cyfrowa kartoteka klienta i lokalu

BOK 360° to system, który daje pracownikom biura obsługi klienta natychmiastowy dostęp do dokumentacji klienta online — niezależnie od tego, czy siedzą w biurze, czy pracują zdalnie. Umowa, aneksy, korespondencja, zgłoszenia, decyzje — wszystko powiązane z konkretną osobą lub lokalem widoczne jest w jednym miejscu, jednym kliknięciem, w formie jednej cyfrowej kartoteki klienta i lokalu.

To nie jest narzędzie do przeszukiwania archiwum raz na kwartał. To system BOK dla spółdzielni mieszkaniowych, urzędów i zarządców nieruchomości do codziennej pracy: klient dzwoni, pracownik od razu widzi historię sprawy i odpowiada na miejscu, w trakcie rozmowy.

Dla kogo — system dla wspólnot, spółdzielni, TBS i urzędów

BOK 360° sprawdza się wszędzie tam, gdzie duży wolumen dokumentów jest przypisany do konkretnych osób lub lokalizacji:

  • oprogramowanie dla wspólnot mieszkaniowych oraz zarządców i administratorów nieruchomości 
    (wspólnoty, osiedla, budynki komercyjne),
  • system idealny dla spółdzielni mieszkaniowych,
  • system dla Towarzystwa Budownictwa Społecznego (TBS),
  • program dla wydziału gospodarki nieruchomościami i lokalami w urzędach,
  • system dla biura obsługi najemców komunalnych (zasobu komunalnego),
  • oraz inne biura obsługi klienta pracujące na dużych zbiorach dokumentacji.

Jak przyspieszyć obsługę klienta w biurze zarządcy nieruchomości

  • Szybsza obsługa. Odpowiedź „od ręki”, zamiast obietnicy oddzwonienia.
  • Jeden widok zamiast segregatorów. Umowa, aneksy, korespondencja i zgłoszenia w jednym miejscu.
  • Praca zdalna bez kompromisów. Dostęp do dokumentacji nie jest już przywiązany do biurka w biurze.
  • Mniej kolejek. Sprawy załatwiane przy pierwszym kontakcie, bez odsyłania klienta „na później”.
  • Ciągłość obsługi. Dostęp do danych nie zależy od tego, kto z zespołu prowadził sprawę wcześniej — więc urlop czy zmiana pracownika nie oznaczają utraty kontekstu.

Program zgodny z RODO dla zarządcy nieruchomości

Dokumentacja klientów to dane wrażliwe, dlatego BOK 360° — jako system do pracy zdalnej dla biura obsługi najemców — został zaprojektowany z myślą o zgodności od podstaw:

  • pełna zgodność z RODO, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych,
  • uprawnienia na poziomie stanowiska — pracownik widzi tylko to, co niezbędne do obsługi danej sprawy,
  • pełna historia zmian i dostępu — wiadomo, kto, kiedy i jaki dokument otworzył,
  • archiwizacja w formacie PDF/A, zapewniającym długoterminową trwałość dokumentów,
  • dane przetwarzane w Polsce/UE, z możliwością wdrożenia on-premise lub w chmurze.

Wdrożenie bez bólu głowy — i digitalizacja dokumentacji, gdy jej potrzebujesz

Podstawowe uruchomienie systemu to dwa proste kroki: zdalna instalacja i konfiguracja uprawnień, a następnie praktyczne szkolenie zespołu pierwszej linii. Bez przestojów, bez konieczności digitalizacji archiwum papierowego na start.

A jeśli część dokumentacji macie jeszcze wyłącznie na papierze — np. przy digitalizacji dokumentacji spółdzielni mieszkaniowej albo gdy zastanawiacie się, jak zorganizować dokumentację klientów TBS — pomagamy ją zeskanować, poddać kontroli jakości i zbudować z niej pełne kartoteki klientów i lokali. To już usługa dopasowywana indywidualnie do skali archiwum.

Ile to kosztuje

BOK 360° dostępny jest w abonamencie — bez dużej inwestycji początkowej. Wdrożenie, konfiguracja i szkolenie zespołu wliczone są w cenę usługi, a wybór wariantu rozliczeniowego (miesięcznie, kwartalnie lub rocznie) zależy od Was — im dłuższy okres, tym niższa cena miesięczna.
Nie musisz inwestować w serwery ani infrastrukturę IT — cały system utrzymujemy i aktualizujemy po naszej stronie. Ty i Twój zespół możecie skupić się wyłącznie na obsłudze klientów, a nie na administrowaniu oprogramowaniem.

Chcesz poznać szczegóły cennika dopasowane do skali Waszego biura? Napiszcie do nas — przygotujemy indywidualną propozycję w oparciu o wolumin.

Umów rozmowę: Emilia Adamowicz, Kierownik Biura 📞 +48 519 165 856 · ✉️ emilia.adamowicz@kom-pro.pl 
KOM-PRO, ul. Gajowa 76/1, 85-087 Bydgoszcz

Udostępnij