E-ArchSyS – to system służący do przetwarzania i archiwizowania zarówno elektronicznej jak i papierowej wersji dokumentów (baza danych, poczta elektroniczna, skaner, faks, korespondencja przychodząca, wychodząca i in.). A w swoje największej możliwości, może stanowić cały zakres usług logistycznych (transport, sortowanie, skanowanie, archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów) oraz informatycznych (jak aplikacja, podgląd obrazów/plików z dokumentami, interfejs, serwer, łącza i baza).
E- ArchSyS to przede wszystkim:
Bezpieczna archiwizacja – to uwzględnienie rejestrowania istotnych operacji wykonywanych na dokumencie, które mogą wykonywać wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Bezpieczne archiwizowanie dokumentów, to również gwarancja współpracy z standardowymi nośnikami pamięci oraz zapisywanie danych w taki sposób, aby umożliwiał ich łatwe odtwarzanie w przypadku ich ewentualnych zmian technologicznych.
Wydajność – to zapewnienie szybkiego pozyskiwania dokumentów w momencie gdy są one potrzebne oraz zapewnienie utrzymania wydajności w przypadku wzrostu liczby użytkowników i ilości danych.
Konfiguracja uprawnień – umożliwia nadanie pojedynczym lub całej grupie użytkowników praw do wykonywania bardzo konkretnie zdefiniowanych operacji na dokumentach.
Wyszukiwanie – Kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją jest zaawansowane przeszukiwanie, sortowanie i filtrowanie dokumentów. Mechanizmy te powinny być na tyle bezpieczne aby umożliwiać poszczególnym użytkownikom wyłącznie operacje zgodnie z posiadanymi przez nich uprawnieniami.
Redukcja kosztów – Firma Kom – Pro, poza systemem informatycznym zapewnia Klientom również całe zaplecze techniczne (bazę, serwer, łącza), oraz przyjazny dla użytkowników interfejs, dostępny przez standardową przeglądarkę internetową. Portal pracuje na stacjach roboczych z systemem operacyjnym Windows nie potrzeba żadnego dodatkowego oprogramowania.
Adresaci usługi E-ArchSyS:
- Firmy o rozproszonej strukturze organizacyjnej
- Duże firmy, które mimo zlokalizowania w jednym miejscu posiadają złożoną strukturę organizacyjną
- Firmy przetwarzające dużą ilość formularzy i dokumentów wewnętrznych (banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, instytucje państwowe, urzędy, etc.)
- Firmy preferujących outsourcing
- Firmy zatrudniające dużą ilość pracowników – ustawowy nakaz przechowywania dokumentacji kadrowej Rozporządzenie Ministra Kultury z dn. 16 września 2002 r. Dz. U. Nr 167, poz. 1375
- Firmy chcące uniknąć kosztów zakupu serwera, licencji aplikacji, szkoleń dla informatyków.
Zalety ze stosowania platformy E-ArchSyS:
- Podniesienie bezpieczeństwa danych (szyfrowanie dokumentacji)
- Możliwość dostępu do dokumentów wielu użytkowników, w wielu lokalizacjach
- Redukcja kosztów(nie ma potrzeby zakupywanie bazy, serwera i łączy)
- Zaawansowane przeszukiwanie, sortowanie i filtrowanie dokumentów
- Zróżnicowane uprawnienia dla poszczególnych użytkowników
- Prowadzenie ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnionej i poddanej selekcji
- Możliwość pełnej kontroli nad przekazywanymi materiałami archiwalnymi
- Sporządzania sprawozdań statystycznych z działalności archiwum
- Sieciowy dostęp do informacji zawartych w bazie danych, a tym samym uzyskanie przez pracowników komórek organizacyjnych bezpośrednio na stanowisku pracy rzetelnej informacji o zawartości zasobu i miejscu przechowywania potrzebnej dokumentacji
- Zmniejszenie zapotrzebowanie na powierzchnię archiwalną
- Bieżącą ewidencja dokumentacji poddanej selekcji
- Automatyzację ewidencji dokumentacji gromadzonej, udostępnianej oraz poddanej selekcji