Przetwarzanie danych osobowych
Zasady przetwarzania danych osobowych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest:
Usługi Informatyczne KOM-PRO Joanna Dziadkowiec ;
ul. Gajowa 76/1;
85-087 Bydgoszcz
zwane dalej KOM-PRO
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: daneosobowe@kom-pro.pl
lub KOM-PRO; ul. Gajowa 76/1; 85-087 Bydgoszcz
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje i okres przetwarzania |
| Zawarcie i wykonanie umowy, zamówienia w tym kontaktowanie się z klientem w związku z ich realizacją i rozliczeniem. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | – Okres: Do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. |
| Rozpatrywanie skarg i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | – Okres: 1 rok po terminie rozpatrzenia skargi lub rozliczeniu reklamacji. |
| Potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych Okres: Do czasu przedawnienia roszczeń. |
| Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji – faktury, księgi rachunkowe oraz dokumenty potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikające z przepisów krajowych administratora. Okres: wynikający z przepisów prawa. |
| Prowadzenie statystyk i analiz jakości technicznej świadczonych usług. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności. Okres: do czasu gdy posiadamy dodatkową inna podstawę prawną przetwarzania – w razie gdy podstawę utracimy dane ulegają anonimizacji. |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. Okres: do czasu wniesienia sprzeciwu. |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. Okres: do czasu wycofania zgody na takie działania lub wniesienia sprzeciwu w zależności, które ze zdarzeń zastąpi jako pierwsze. |
| Obsługa zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy). | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności. Okres: 3 lata. |
| Kontakty biznesowe, budowanie i umacnianie relacji biznesowych. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Dane kontaktowe wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane przez KOM-PRO do celu kontaktów biznesowych. Okres: do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO. |
| Newsletter | art. 6 ust. 1 lit. a RODO art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przesyłanie newsletterów na podstawie zgody w celu realizacji działań marketingowych. Przesyłanie newsletterów na podstawie zawartych umów w celu przekazania informacji. Okres: do czasu odwołania zgody lub zakończenia umowy. |
Dane osobowe możemy przekazywać innym podmiotom, które będą je przetwarzały, w szczególności:
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
- bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, PIP, ZUS),
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie,
- w przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, współorganizatorom, hotelom oraz innym podmiotom zaangażowanym w organizację.
Jako Administrator jesteśmy obowiązani do przechowywania dokumentów zawierających dane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania naszej firmy i zachowania zasady rozliczalności.
Dane przechowujemy przez okresy wskazane w sekcji: „Pozyskanie danych , cel i okres ich przetwarzania”.
W przypadku formularzy elektronicznych – podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza.
W przypadku danych zbieranych w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości.
W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego z KOM-PRO – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.
Zgodnie z przepisami RODO każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (o ile dane przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).
Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzymają Państwo odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.
W celu realizacji uprawnień, prosimy o kontakt zgodnie z informacją podaną w sekcji „Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych”.
Nadto, w sytuacji gdy przetwarzanie, którego dokonujemy narusza przepisy RODO, posiadacie Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych Klientów.
W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób, że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach, jednakże w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.
Ta Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez KOM-PRO ma zastosowanie do danych otrzymanych:
- poprzez formularze elektroniczne,
- w ramach umów z klientami (tylko dane kontaktowe),
- w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych (np. w ramach spotkań lub korespondencji biznesowej, w ramach konferencji, szkoleń, przetargów, negocjacji itp.).
Informacja ta nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych pracowników, kandydatów do pracy, ani danych powierzonych do przetwarzania w ramach umowy powierzenia.
