Korzyści zastosowania ETO to przede wszystkim:
- możliwość uzyskania informacji o zawartości teczki
- skrócenie czasu pracy związanego z przetwarzaniem dokumentów
- eliminacja kosztów przechowywania i archiwizowania dokumentacji papierowej
- ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem i wysyłką dokumentów
- oszczędność czasu pracowników kadr i HR
Mając na uwadze powyższe zmiany nasze rozwiązanie umożliwi:
- Prowadzenie ewidencji dokumentów w formie elektronicznej.
- Autoryzowany dostęp pracownika do elektronicznej teczki osobowej.
- Prowadzenie rejestrów wynikających z przepisów RODO.
- Zapewnienie podwyższonego poziomu bezpieczeństwa .
- Zarzadzanie procesami w ramach ochrony danych osobowych.
- System automatycznie będzie prowadził ewidencję procesów takich jak:
- Przyjęcie akt do archiwum.
- Złożenie zamówienia na akta.
- Udostepnienie akt.
- Zwrot akt.
- Wycofanie akt z archiwum.
- Odczyt zasobu.
- Selekcję zasobu.
- Rejestrowanie miejsca czasowego przechowywania akt osobowych.
- Ewidencjonowanie historii pracy (zatrudnienia).
- Ewidencjonowanie udostępniania materiałów – teczek akt osobowych.
- Rejestrowanie brakowanie materiałów – teczek akt osobowych.
- Rejestrowanie przekazywanych materiałów – teczek akt osobowych zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego Archiwum Państwowego.
- Prowadzenie rejestrów danych – akt osobowych.
- Wycofanie i odwzorowanie teczki w systemie (przeglądnie pozycji).
- Ewidencję akt osobowych poprze wprowadzenie danych jak: tytuł teczki, znak sprawy, imię, nazwisko, imię ojca, data urodzenia, wykształcenie, ostatnie stanowisko, data początkowa zatrudnienia, rok założenia teczki, daty skrajne, kategoria, liczba teczek, miejsce przechowywania, data wycofania brakowania lub przekazania do archiwum Państwowego.
